Performa kerja ditentukan oleh banyak hal. Selain kemampuan dan pengalaman di bidang yang digeluti, cara karyawan memanfaatkan waktu dengan baik menjadi aspek selanjutnya yang memengaruhi produktivitas di perusahaan. Ketika jam kerja dimanfaatkan dengan baik, secara otomatis performa dan produktivitas meningkat karena dalam waktu 8 jam kamu mampu menyelesaikan semua tanggung jawab di hari tersebut tanpa membawa “pekerjaan rumah”.

Masalahnya adalah seringkali fokus pada pekerjaan terdistraksi dengan banyak hal sehingga terbengkalai. Jam kerja pagi hingga sore rasanya seperti tidak cukup untuk menyelesaikan segalanya. Itu mengapa Kamu perlu mencari tahu cara memanfaatkan waktu dengan baik.

Sebenarnya kunci dari cara membagi waktu yang baik adalah ketenangan. Ketika kepala dingin, akan lebih mudah untuk menentukan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, terlepas dari sebanyak apapun pekerjaan yang menanti dalam sehari. Kabar baiknya, ketenangan dapat dilatih demi memiliki manajemen waktu yang baik. Sembari membiasakan diri untuk tenang dan memikirkan segala hal dengan terstruktur, tidak ada salahnya untuk mencoba tips cara memanfaatkan waktu dengan baik berikut ini:

• Berhenti menunda pekerjaan

Menunda pekerjaan adalah awal dari manajemen waktu yang berantakan. Jika setiap harinya ada 5 pekerjaan yang mesti diselesaikan, dan kamu menunda 2 dari kegiatan tersebut. Maka keesokan harinya akan ada 7 pekerjaan yang harus dikejar. Jumlah ini akan semakin banyak dari waktu ke waktu hingga akhirnya kamu benar-benar tertinggal dan gagal menyelesaikan semuanya.

Itulah sebabnya, cara memanfaatkan waktu dengan baik berawal dari berhenti menunda-nunda pekerjaan. Kalau bisa dilakukan hari ini, jangan tunda nanti. Dengan begini, Kamu juga bisa menghindari stres di tempat kerja akibat pekerjaan yang menggunung.

• Membuat daftar prioritas

Tips manajemen waktu selanjutnya adalah melatih diri untuk menentukan prioritas dan jika perlu, membuat daftarnya. Menentukan prioritas adalah kemampuan dimana kamu dapat menentukan pekerjaan mana yang harus didahulukan dan mana yang boleh dinomorduakan. Misalnya, berdasarkan deadline yang paling dekat atau tingkat kesulitannya.

Dengan menyusun skala prioritas seperti ini, lebih mudah bagi kamu untuk menyelesaikan semua tanggung jawab setiap harinya tanpa ada satupun yang tertinggal. Kamu juga akan lebih fokus pada satu pekerjaan dalam satu waktu berdasarkan urutannya, sehingga pikiran kamu juga tidak terbagi dan menimbulkan tekanan yang dapat menyebabkan burn out.

• Membuat “To Do List”

Apa saja yang harus dilakukan hari ini? Saking banyaknya kegiatan yang musti dilakukan mulai dari membuat laporan, hingga follow up klien, kadang sulit untuk mengingat apa saja yang harus dilakukan. Jadi, tips mengatur waktu selanjutnya adalah dengan membuat to do list atau daftar kegiatan sehari-hari di kantor.

Kamu dapat membuat daftar pekerjaan ini secara rinci, contohnya pukul 8 briefing dengan tim, pukul 9 laporan pada atasan, pukul 10 bertemu klien dan sebagainya. Mengatur waktu akan jauh lebih mudah bila semua pekerjaan beserta waktunya dapat dipetakan dengan baik seperti ini.

• Hindari multitasking

Banyak yang bilang bahwa menyelesaikan pekerjaan secara paralel atau multitasking dapat menyingkat waktu bekerja sebab semua selesai di jam yang sama. Untuk orang yang memang bisa membagi pikiran dan tenaga untuk mengerjakan banyak hal sekaligus, multitasking mungkin bukanlah masalah.

Namun, jika saat ini kamu masih dalam proses belajar mengatur waktu, sebaiknya hindari kebiasaan ini. Pertama, multitasking memberikan tekanan yang besar pada pikiran sebab fokus terbagi pada beberapa hal secara bersamaan. Kedua, fokus yang terbagi membuat kecepatan bekerja menurun, yang berarti akan terjadi delay atau penundaan. Ketiga, kualitas pekerjaan ikut menurun karena pikiran terpacu untuk segera menyelesaikan segalanya tanpa melihat mutu.

• Minta bantu rekan kerja

Jika dirasa beban pekerjaan terlalu banyak, jangan ragu untuk meminta bantuan pada rekan kerja dengan catatan pekerjaan kolega sudah selesai sebelumnya. Apalagi kalau kebetulan kamu adalah team leader dengan beberapa anggota, belajar mendelegasikan pekerjaan pada bawahan dapat membantu pengaturan waktu dengan baik.

Hal yang perlu diingat adalah pekerjaan tersebut tetap menjadi tanggung jawab personal walaupun pengerjaannya dibantu oleh rekan sejawat. Jadi, pastikan untuk memeriksa segalanya sebelum pekerjaan diserahkan kepada atasan atau klien, supaya tidak terjadi masalah di belakangnya. Jangan lupa juga untuk memberikan apresiasi dan rasa terima kasih agar relasi dengan teman kantor tetap baik.

Tips mengatur waktu yang terakhir adalah komitmen. Hal ini bersifat pribadi karena tidak ada yang dapat memaksa kamu untuk berkomitmen menyelesaikan pekerjaan selain dirimu sendiri. Komitmen tinggi untuk melakukan yang terbaik dalam pekerjaan dapat membantu kamu menggunakan waktu dengan lebih efektif dan juga produktif.

Akhir Kata

Mengatur waktu di tempat kerja adalah sebuah proses panjang. Jangan patah semangat bila pekerjaan yang dikerjakan ternyata selesai nyaris terlambat. Selama kamu memiliki komitmen tinggi dan disiplin, lambat laun cara memanfaatkan waktu yang kamu miliki akan semakin baik dengan sendirinya. Untuk meningkatkan manajemen waktu memanglah tidak mudah, terlebih harus menemukan motivasi kerja dalam diri sendiri untuk terus disiplin dan berkomitmen. Tetapi, jangan pantang menyerah dan teruslah belajar ya bro.

Suatu hari nanti, kamu pasti bisa. Semangat!